KI‑Beratung für Verwaltung und Kommunen
| ID | _66692 |
|---|---|
| Preis | 0,00€ zzgl. Ust. |
| Kategorie | Digitalisierung & Innovation |
Immer weniger Mitarbeitende müssen immer mehr Aufgaben bewältigen. KI und Prozessautomatisierung schaffen Entlastung, reduzieren Bearbeitungszeiten und verbessern den Bürgerservice.
Wir unterstützen Sie dabei, pragmatisch zu starten – auch ohne IT-Vorkenntnisse. Gemeinsam identifizieren wir schnell umsetzbare Prozesse, automatisieren sie und befähigen Ihr Team, diese selbst zu betreiben und weiterzuentwickeln. So sparen Sie nachweislich Zeit und Kosten und gewinnen Ressourcen für Ihre Kernaufgaben. Automatisierung ist ein Beitrag zur Digitalisierung, von dem nicht nur die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Verwaltung selbst profitiert.
Was bedeutet Automatisierung mit KI konkret?
Automatisierung heißt nicht, dass „die Maschine alles übernimmt“. Es geht darum, Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Routineaufgaben zu entlasten und damit mehr Zeit für die wichtigen Themen zu ermöglichen.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Bürger beantragt eine Meldebescheinigung.
- Heute: Antrag per Papier oder E-Mail, händische Erfassung durch Mitarbeitende, Prüfung, Erstellung des Dokuments, Versand. Dauer: mehrere Tage.
- Mit Automatisierung & KI:
- Der Antrag wird digital entgegengenommen.
- Die Daten werden automatisch geprüft (z. B. ob alle Felder vollständig sind oder mit den Daten der Datenbank übereinstimmen).
- Das Dokument wird automatisch erstellt und verschickt.
- Nur bei Unstimmigkeiten wird eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter informiert.
Ergebnis: Die Bearbeitung dauert wenige Minuten statt Tage. Mitarbeitende müssen nur noch eingreifen, wenn es wirklich erforderlich ist.
So wird klar: KI unterstützt den Menschen, sie ersetzt ihn nicht.
Was passiert, wenn Sie nicht Ihre Prozesse automatisieren?
- Personallücke: Bis 2030 fehlen laut PwC-Studie rund 1 Mio. Fachkräfte in der öffentlichen Verwaltung. Ohne Automatisierung bleibt diese Lücke bestehen.
- Wachsende Erwartungen: 90 % der Bürger:innen und Unternehmen fordern laut Bitkom mehr Tempo bei der Digitalisierung.
- Attraktivität: Junge Talente meiden Behörden mit veralteten Arbeitsweisen. Know-how geht an privatwirtschaftliche Wettbewerber verloren.
- Fehlerkosten: Manuelle Dateneingaben erhöhen die Fehlerquote. Korrekturen binden Fachkräfte, verlängern Bearbeitungszeiten und treiben Kosten.
- Datenrisiken: Papierakten und manuelle Abläufe begünstigen Datenpannen und Aktenverluste – sofort meldepflichtig.
Wie gehen wir gemeinsam mit Ihnen vor?
Schritt 1: Kostenfreies Erstgespräch (30 Min.)
Wir klären Ihre Ausgangslage, beantworten Ihre Fragen und prüfen Fördermöglichkeiten.
Schritt 2: Fragenkatalog
Zur Vorbereitung erhalten Sie unseren Fragenbogen, damit der Workshop zielgerichtet und effizient abläuft.
Schritt 3: Ideen-Workshop
Sie erhalten
- Impulse zu KI & Automatisierung als gemeinsamer Ausgangspunkt
- Praxisnahe Arbeit an Ihren Themen, bei der die Mitarbeitenden ihre Perspektiven und Bedenken einbringen
- Strukturierte Ideenfindung und Priorisierung, die alle Teilnehmenden aktiv einbezieht
Wichtig: Die aktive Beteiligung aller Teilnehmenden steht im Zentrum. Ziel ist, dass Ihre Mitarbeitenden den Wandel verstehen, mitgestalten und sich mit den Ergebnissen identifizieren.
Schritt 4: Umsetzung Pilotprojekt
- Analyse & Interviews
- Prozessdesign & Einrichtung
- Testphase & Go-Live
- Begleitung & Optimierung
Im Anschluss können Sie mit uns gerne weitere Prozesse automatisieren.
Schulungsangebote
Neben der Umsetzung begleiten wir Ihre Mitarbeitenden auch mit passenden Schulungen. Über unsere Akademie erhalten Sie passende Angebote. Darüber hinaus bieten wir individuelle Formate, angepasst an Ihre Verwaltung und die Vorkenntnisse der Mitarbeitenden.
Ziel ist es, Ihr Team Schritt für Schritt mit den Grundlagen, Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von KI vertraut zu machen – damit Akzeptanz entsteht und Wissen nachhaltig im Haus verankert wird.
Wer unterstützt Sie?
Thorsten Vellmerk
Thorsten Vellmerk ist erfahrener Berater und Trainer im Bereich Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und Digitalisierung. Als ehemaliger Berufssoldat steht für ihn eine strukturierte, klare und praxisorientierte Arbeitsweise im Vordergrund.
Mit seinem ISO 9001-zertifizierten Unternehmen KI Learn & Consult begleitet er öffentliche Verwaltungen dabei, KI-Systeme erfolgreich einzuführen und bestehende Prozesse durch intelligente Automatisierung zu optimieren. Ihm ist es ein besonderes Anliegen, Mitarbeitende im öffentlichen Dienst auf die Herausforderungen und Chancen einer KI-gestützten Zukunft optimal vorzubereiten.
Sein Ziel ist es, Verwaltungen nicht nur technologisch zu unterstützen, sondern auch dabei zu helfen, die Akzeptanz für KI-Lösungen zu steigern und nachhaltige Veränderungen aktiv zu gestalten.
Dana Reinhardt
Dana Reinhardt bringt mehr als 18 Jahre Erfahrung im Bereich Dienstleistungen für die öffentliche Hand mit und begleitet so Verwaltungen auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Als erfahrene Bereichsleiterin beim Staatsanzeiger für Baden-Württemberg sowie ehemalige Geschäftsführerin der Vergabe24 kombiniert sie umfassendes Wissen über Prozesse und Projektarbeit mit strategischer Weitsicht. Sie steht für einen lösungsorientierten und strukturierten Arbeitsstil sowie einer operativer Umsetzungskraft.
Mit Begeisterung gestaltet sie innovative KI-Lösungen, analysiert Prozesse, identifiziert Automatisierungspotenziale und entwickelt pragmatische, nachhaltige Konzepte. Sie setzt auf einen praxisorientierten Ansatz, bei dem Mitarbeitende aktiv eingebunden werden und Veränderung als Chance erfahren.
Warum wir?
- Verwaltungsexpertise: Durch unsere langjährige Erfahrung mit der öffentlichen Hand haben wir einen 100% Fokus auf die Herausforderungen von Behörden.
- Fördermittel-Knowhow: Wir prüfen passende Programme und begleiten Sie bei der Antragsstellung.
- Von A bis Z: Wir stehen Ihnen zu Seite – von der Idee bis zur Umsetzung und darüber hinaus.
- Datenschutz-konform: Wir bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie die KI nutzen können, entweder lokal bei Ihnen oder auf einer IT-Umgebung von uns.
- Kosteneffizienz durch Standard: Individuelle Lösungen sind kosten- und pflegeintensiv. Wir bieten Ihnen effektive Standardprodukte, die auch in anderen Verwaltungen eingesetzt werden können. Das senkt den Aufwand auf beiden Seiten.
Häufige Fragen (FAQ)
Brauchen unsere Mitarbeitenden Programmier‑ oder Datenkenntnisse, um das System zu bedienen?
Nein. Wir setzen auf No‑/Low‑Code‑Plattformen und befähigen Ihr Team im Rahmen des Workshops selbst Automatisierungsprozesse aufzusetzen und/oder die zu Pflegen.
Wie ist der Datenschutz gewährleistet?
Auf Wunsch läuft die Lösung sicher in Ihrer kommunalen IT‑Umgebung oder im DSGVO‑konformen Staatsanzeiger‑Hosting.
Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen für unsere Kommune, wenn wir KI-gestützte Prozesse einführen?
Die einmaligen Kosten hängen vom Umfang des Projekts ab (Analyse, Einrichtung, Infrastruktur). Laufende Kosten entstehen in der Regel für Wartung, Anpassungen und Schulungen. Wir kalkulieren transparent nach Aufwand und prüfen gemeinsam mit Ihnen mögliche Fördermittel.
Wie wird die DSGVO eingehalten, wenn KI personenbezogene Daten verarbeitet?
Wir setzen ausschließlich auf DSGVO-konforme Lösungen. Daten können wahlweise in Ihrer eigenen IT-Umgebung verarbeitet werden oder bei zertifizierten Hosting-Partnern mit klaren Verträgen zur Auftragsverarbeitung.
Ist ein Betrieb in unserer eigenen Infrastruktur möglich?
Ja. Die Prozesse können vollständig in Ihrer kommunalen IT-Umgebung laufen, sofern die technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
Welche Mindestanforderungen gelten an Hardware, Netzanbindung und IT‑Sicherheit?
Für die meisten Automatisierungslösungen genügen Standardserver oder virtuelle Maschinen. Eine stabile Internetverbindung und die üblichen IT-Sicherheitsmaßnahmen nach BSI-Standard sind erforderlich. Wir prüfen die Details im Rahmen der Voranalyse.
Wer haftet, wenn ein KI‑System fehlerhafte Bescheide erstellt?
Automatisierung bedeutet nicht, dass die Maschine allein entscheidet:
- Human-in-the-Loop: An wichtigen Punkten können Mitarbeitende eingebunden werden, um Ergebnisse zu prüfen und freizugeben.
- KI als Kontrollinstanz: Umgekehrt kann die KI in kritischen Prozessen auch den Menschen unterstützen, indem sie auf mögliche Fehler oder Abweichungen hinweist.
So entsteht ein sicheres Zusammenspiel von Mensch und Technik, das Risiken reduziert und die Qualität der Entscheidungen erhöht.
Wie lange dauert ein typischer Projektablauf?
Das hängt stark von der Komplexität des Prozesses ab. Standardabläufe können oft innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Bei größeren oder besonders sensiblen Projekten ist hingegen mit mehreren Monaten zu rechnen – insbesondere wenn Abstimmungen mit Fachbereichen, IT und ggf. dem Personalrat notwendig sind.
Welche Rollen und internen Ressourcen (z. B. Fachbereich, IT, Personalrat) müssen wir bereitstellen?
Üblicherweise Fachbereich (für Prozessexpertise), IT (für technische Integration) und ggf. den Personalrat. Wir stimmen den Bedarf frühzeitig mit Ihnen ab.
Gibt es Schulungen rund um die Nutzung von KI?
Ja. Wir bieten informative Webinare in unserer Akademie sowie auf Sie zugeschnittene Workshops und Trainings, mit denen Ihre Mitarbeitenden den sicheren Umgang mit KI und die Erstellung eigener Automatisierungen erlernen. Dabei beachten wir auch die Vorgaben aus Artikel 4 des EU AI Act.
Download und Weiterführende Inhalte
- PDF „Ablauf & Nutzen KI-Beratung“ – Für interne Abstimmungen stellen wir Ihnen den Prozess als PDF zur Verfügung.
Kontakt
Dana Reinhardt
Tel.: 07 11.666 01 323
d.reinhardt@staatsanzeiger.de
